Οδηγός Χρήσης OneDrive – Καλές Πρακτικές & Διαδικασία

Οδηγός Χρήσης OneDrive – Πλήρης Διαδικασία

Σκοπός

Ο παρών οδηγός περιγράφει τις βασικές οδηγίες χρήσης του OneDrive σύμφωνα με την πολιτική της εταιρείας, με στόχο την ασφάλεια των δεδομένων και την αποφυγή απώλειας ή ασυνεπειών αρχείων.

1.       Βασική Πολιτική

·         ❌ Δεν συγχρονίζουμε τοπικά αρχεία ή φακέλους που μας μοιράζονται άλλοι.

·         ✅ Δουλεύουμε online μέσω OneDrive Web τα αρχεία που μας μοιράζουν.

·         ✅ Για πρόσβαση σε κοινόχρηστα αρχεία χρησιμοποιούμε συντομεύσεις (shortcuts).

Ο τοπικός συγχρονισμός μπορεί να προκαλέσει:

·         Επαναφορά παλιών δομών φακέλων

·         Απώλεια ή μετακίνηση αρχείων

·         Λανθασμένες τροποποιήσεις μέσω αυτόματου συγχρονισμού

2. Χρήση Συντομεύσεων (Shortcuts)

Τι είναι:

·         Πρόσβαση σε κοινόχρηστους φακέλους

·         Χωρίς τοπική αποθήκευση αρχείων

·         Χωρίς κίνδυνο συγχρονισμού

Πώς προσθέτω συντόμευση:

1.       Μεταβαίνω στο OneDrive Web

2.       Πηγαίνω στο Shared / Κοινόχρηστα

3.       Επιλέγω τον φάκελο

4.       Πατάω Add shortcut to OneDrive / Προσθήκη συντόμευσης

???? Η συντόμευση εμφανίζεται στο OneDrive, αλλά τα αρχεία παραμένουν στο cloud.

3. Διαμοιρασμός Αρχείων

Βασικές Αρχές

·         Δεν μοιράζουμε αρχεία που μας έχουν μοιραστεί άλλοι. Ο αρχικός owner είναι υπεύθυνος.

·         Ο διαμοιρασμός γίνεται σαν δέντρο, όχι αλυσίδα.

·         Πάντα μοιράζουμε φακέλους, ποτέ μεμονωμένα αρχεία.

o    Αν χρειάζεται μόνο ένα αρχείο, το τοποθετούμε σε φάκελο και ονομάζουμε τον φάκελο με το όνομα του ατόμου.

Διαμοιρασμός εντός εταιρείας

1.       Ανοίγουμε Microsoft Edge και πηγαίνουμε στο Microsoft 365

2.       Επιλέγουμε Apps → OneDrive

3.       Στο OneDrive επιλέγουμε My Files

4.       Βρίσκουμε τον φάκελο και κάνουμε κλικ στις τρεις τελείες δεξιά

5.       Επιλέγουμε Manage Access

6.       Κλικάρουμε το εικονίδιο προσθήκης ατόμων πάνω δεξιά

7.       Γράφουμε τα ονόματα των ατόμων και ορίζουμε δικαιώματα (View/Edit)

8.       Πατάμε Grant Access

Διαμοιρασμός εκτός εταιρείας

1.       Ανοίγουμε Microsoft Edge και πηγαίνουμε στο Microsoft 365

2.       Επιλέγουμε Apps → OneDrive

3.       Στο OneDrive επιλέγουμε My Files

4.       Βρίσκουμε τον φάκελο και κάνουμε κλικ στις τρεις τελείες δεξιά

5.       Επιλέγουμε Copy Link

6.       Επιλέγουμε Anyone with the link can edit

7.       Ορίζουμε δικαιώματα για τον σύνδεσμο

8.       Θέτουμε ημερομηνία λήξης και Apply

9.       Πατάμε Copy και στέλνουμε τον σύνδεσμο μέσω email

4. Συγχρονισμός (Sync)

·         Δεν συγχρονίζουμε φακέλους που μας μοιράζονται άλλοι.

·         Συγχρονίζουμε μόνο το προσωπικό μας OneDrive.

·         Χρησιμοποιούμε shortcuts για κοινόχρηστους φακέλους για να αποφύγουμε προβλήματα.

5. Τι ΔΕΝ ΚΑΝΟΥΜΕ

·         ❌ Δεν πατάμε Sync σε κοινόχρηστους φακέλους

·         ❌ Δεν δουλεύουμε κοινόχρηστα αρχεία από τον OneDrive client του laptop

·         ❌ Δεν κάνουμε μαζικές αλλαγές χωρίς συνεννόηση

·         ❌ Δεν μεταφέρουμε φακέλους με drag & drop

6. Πώς κάνουμε αλλαγές σε αρχεία και φακέλους

·         ✅ Μέσα από OneDrive Web

·         ✅ Σταδιακά

·         ✅ Έλεγχος μετά από κάθε αλλαγή

7. Τι κάνω αν δω κάτι περίεργο

·         Σταματάμε αμέσως τις ενέργειες

·         Επικοινωνούμε με ICT / Support

Σύνοψη Καλών Πρακτικών

·         Δουλεύουμε online μέσω OneDrive Web

·         Χρησιμοποιούμε shortcuts

·         Όχι τοπικός συγχρονισμός σε κοινόχρηστους φακέλους

·         Όχι μαζικές αλλαγές.

·         Ο διαμοιρασμός μόνο μέσω OneDrive Web

·         Προτιμούμε φακέλους αντί για μεμονωμένα αρχεία

·         Ανακατατάξεις μόνο μέσω browser