Mail Forward & Automatic Replies
Σε περίπτωση απουσίας, άδειας κλπ, υπάρχει η δυνατότητα να προωθούνται τα μηνύματα που λαμβάνουμε στο outlook σε άλλον ή άλλους χρήστες που επιθυμούμε.
Ή ενέργεια αυτή μπορεί να υλοποιηθεί από τό ΙΤ αλλά μπορεί να γίνει και από εσάς, το χρήστη δηλαδή, όπου μπορεί να τεθεί από έως ημερομηνία ώστε να μην ξεχαστεί.
Όταν η ενέργεια πραγματοποιείται από το ΙΤ, θα πρέπει να παρακολουθούμε τις ημερομηνίες και την κατάλληλη στιγμή να αναιρούμε την προώθηση, ενώ όταν γίνεται από το χρήστη υπάρχουν περισσότερες επιλογές στην διάθεση του όπως π.χ. διάστημα ημερομηνιών όπου θα είναι ενεργό το rule.
Δύο τρόποι υπάρχουν στη διάθεση του χρήστη για να γίνει αυτό και οι δύο με χρήση των automatic replies
Ο ένας τρόπος είναι να ενεργοποιήσουμε τα automatic replies, όπου επιλέγουμε διάστημα ημερομηνιών και το Outlook στέλνει μήνυμα out of office που γράφουμε εμείς, ενώ ρυθμίζουμε ταυτόχρονα να γίνεται προώθηση του μηνύματος σε όποιον θέλουμε.
Ο δεύτερος τρόπος είναι να ενεργοποιήσουμε πάλι τα automatic replies, όπου επιλέγουμε διάστημα ημερομηνιών αλλά χωρίς να γράψουμε μήνυμα out of office, οπότε το outlook δεν θα ενημερώσει τον αποστολέα ότι λείπουμε, αλλά γίνεται προώθηση του μηνύματος σε όποιον θέλουμε.
Τα παραπάνω περιγράφονται στην διαδικασία που ακολουθεί
1. Από το outlook κάνουμε κλίκ στο file και μετά στο automatic replies
2. Στις επιλογές που εμφανίζει επιλέγουμε πάντα send automatic replies και επιλέγουμε το διάστημα των ημερομηνιών που θέλουμε.
3. Στο παρακάτω παράθυρο και στο tab "Inside My Organization" γράφουμε το μήνυμα που θέλουμε να στέλνει στους αποστολείς εντός εταιρείας και στο tab Outside my Organization γράφουμε το μήνυμα που θέλουμε να στέλνει στους αποστολείς εκτός εταιρείας αφού εδώ τσεκάρουμε το κουτί auto reply to people outside my organization. Εάν δεν θέλουμε το outlook να στέλνει κάποιο out of office μήνυμα στους αποστολείς, δεν γράφουμε μήνυμα, αφήνουμε τα κουτιά των μηνυμάτων κενά.
4. Παραμένουμε στο ίδιο παράθυρο και κάνουμε κλίκ κάτω αριστερά το κουμπί Rules. Στο παράθυρο που μας εμφανίζει κάνουμε κλίκ στο Add Rule και από εκεί τσεκάρουμε ΜΟΝΟ το κουτί Forward και κάνοντας κλίκ στο To, επιλέγουμε με διπλό κλίκ το χρήστη που θέλουμε να γίνεται η προώθηση.
5. Πατάμε OK για να φύγουμε από τις επιλογές των αποδεκτών, πάλι ΟΚ για να φύγουμε από το παράθυρο των Rules και πάλι ΟΚ για να σώσουμε το Automatic Replies. Στην διαδικασία των επιλογών ΟΚ που αναφέρουμε προηγουμένως, θα σας εμφανίζει και προειδοποιητικά μηνύματα κυρίως όταν δεν υπάρχει μήνυμα ειδοποίησης ότι είστε εκτός γραφείου. Εκεί απαντάμε κατά το δοκούν.
Την στιγμή που έχετε επιλέξει διάστημα ημερομηνιών απενεργοποιείται αυτόματα το automatic replies και κατ επέκταση και η προώθηση μόλις παρέλθει η συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα.